Если сказать откровенно: смена локации предприятия, фирмы, компании, организации, учреждения представляет собой огромный стресс для сотрудников. Останавливать деятельность нельзя, должностные обязанности никто не отменял, и теперь все предстоит в кратчайшие сроки переместить в новое место и продолжить там работу. Возможно ли организовать офисный переезд, чтобы он прошел быстро, спокойно, продуктивно? Разберемся в этом вопросе подробно…
Определитесь заранее с датой!
Здесь речь пойдет не о фэншуй и астрологии, а о здравом смысле.
Это следует учитывать при планировании переезда в новый офис:
- График работы предприятия, фирмы, компании, организации или учреждения.
- Степень загруженности сотрудников. Ни в коем случае не назначайте переезд на время сдачи отчетов или сезонных нагрузок!
- Объемы перевозимых вещей.
- Реальное количество имущества, требующего не только осторожной погрузки-разгрузки, но и правильной упаковки.
Лучшими датами переезда в новое место считаются выходные, праздничные дни. Если сделать выбор в их пользу, получится максимальная экономия рабочего времени и быстрота перемещения грузов (ведь на дорогах не будет пробок).
Другой совет: после определения даты, сразу назначайте сотрудника, выполняющего функции координатора. Следующий шаг: составление подробного списка имущества, находящегося в помещениях. Далее же предстоит составлять план расстановки мебели в новом офисе, проверять состояние объекта, куда планируете переезжать. Помните простое правило: чем раньше начнется решение оргвопросов, тем быстрее, легче будут они решены.
Время — деньги, или как выбрать надежного подрядчика
Даже если планируете разобраться с проблемой самостоятельно, без профессиональных помощников здесь не обойтись. Это в первые минуты кажется, что ваши сотрудники справятся со всем… Когда же начнутся проблемы с выполнением основных должностных обязанностей, финансовые потери, сразу станет понятно: надо было изначально организовать офисный переезд с помощью профессионалов.
Вот подсказки для найма таких специалистов:
- Предоставьте компании-подрядчику детальное техническое задание.
- Хотите минимизировать риски и всякие случайности? Заказывайте сразу услуги в формате «Под ключ»!
- Не экономьте на страховании имущества для переезда.
Плюс обязательно указывайте в договоре с подрядчиком, что тот должен возместить убытки (и в каком объеме), если в процессе упаковки, погрузки-разгрузки, транспортировки пострадает офисное имущество.
Почему целесообразно сразу обращаться к профессионалам?
Потому что они — лучшая страховка от любых непредвиденных ситуаций!
Квалифицированные специалисты Компании MasterUslug:
- Имеют огромный опыт организации разных по масштабам офисных переездов. Наши специалисты подходят комплексно к решению поставленных задач. Клиенты MasterUslug не занимаются оргвопросами, уборкой и утилизацией мусора, упаковыванием вещей, координацией, проверкой действий грузчиков, контролем за спецтехникой.
- Четко, быстро, эффективно выполняют заказы, несут персональную ответственность за качество оказываемых услуг и доверенное имущество.
- Имеют в своем распоряжении все необходимое оборудование, инструменты, потому для профессионалов не является проблемой транспортировка тяжелой техники, хрупких предметов интерьера, крупногабаритной премиальной мебели.
- Не мешают офисным сотрудникам выполнять профессиональные обязанности. Таким образом во время переезда не страдает производительность труда…
Следует отметить, что самостоятельный переезд несет в себе высокие риски нарушений норм охраны труда. Начнем с того, что офисные сотрудники должны в таких случаях проходить внеплановый инструктаж по ней и пожарной безопасности плюс должна быть организована проверка соответствующих знаний у офисного персонала.
Какие нормы важно знать?
Это далеко не все, ведь ваши подчиненные не обязаны выполнять функции грузчиков, упаковщиков. Если работодатель заставляет свой персонал поднимать, перемещать тяжести, это грубое нарушение действующего законодательства. Да, он может заключить с подчиненными трудовые договоры о таких работах, однако, по отношению к офисному персоналу тоже (как и по отношению к профессиональным грузчикам, такелажникам) действуют жесткие ограничения, связанные с подъемом тяжестей.
Так, разово поднять без перемещения за одну смену (рабочий день) груз весом не более 50 кг мужчина может, а женщине — разрешено не более 15 кг. Когда подъем, перемещение тяжестей чередуются с другой работой, то 2 раза за рабочий час мужчина может поднять до 30 кг, женщина — до 10 кг. Если тяжести приходится постоянно перемещать в течение рабочего дня, нормы еще ниже: 15 кг и, соответственно, 7 кг.
Плюс следует учитывать: грузы массой от 50 кг нельзя погружать-разгружать без использования специальных приспособлений, в том числе блоков, лебедок, талей. Если же масса превышает 500 кг, вручную эти операции выполнять запрещено! Здесь, чтобы организовать офисный переезд, требуются, помимо грузовых, еще и грузоподъемные машины.
Как действовать единой командой?
Без четкого взаимодействия офисных сотрудников и нанятых грузчиков, упаковщиков, такелажников переезд офиса с места на место превращается в хаос.
Чтобы избежать такого, требуется:
- Проинформировать трудовой коллектив о предстоящем переезде, обеспечить сотрудников коробками для личных вещей.
- Зарезервировать дополнительное время (обычно день-два) на случай форс-мажора.
- Подготовить план расстановки предметов интерьера в новом офисе и строго ему следовать.
- Решить вопросы с упаковыванием мебели, оргтехники, другого ценного имущества.
- Защитить конструкции в помещениях, которые могут пострадать при переносе вещей (например: двери, дверные проемы) с помощью полиэтиленовой пленки, чехлов и прочего.
- Перевозить имущество на тележках, паллетах.
- Поручить сборку-разборку мебели одним и тем же специалистам. Это ускорит процесс, повысит его продуктивность, плюс будет решен вопрос с маркировкой деталей.
- Заранее решить проблему вывоза мусора, ведь с ней придется сталкиваться дважды (в новом месте и в старом офисе).
- Особое внимание уделить оргтехнике, работоспособности офисных систем. К этому же пункту относится Backup важных данных.
Планируете самостоятельно организовать офисный переезд? Вам придется к запланированной сумме добавить (как минимум) 10–15 % на непредвиденные расходы. Плюс у вас должны быть списки контактов специалистов, чья помощь может потребоваться, и альтернативных поставщиков услуг (в том числе интернета). Если же нужно организовать офисный переезд и помещения не готовы для размещения мебели, техники, затраты, соответственно, еще увеличатся, ведь придется оплачивать услуги краткосрочного хранения имущества. Плюс возникнут дополнительные организационные, документальные проблемы с переводом персонала на удаленку…
Из всего перечисленного можно сделать вывод: без профессионалов тут не обойтись! Мы бережно упакуем ваши вещи, произведем погрузку-разгрузку, транспортировку имущества, монтаж-демонтаж мебели. Обращайтесь в MasterUslug!
